POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AMAMOS LA PIEL S.A.S. sociedad identificada con NIT 901..498.903-0 y domiciliada en la ciudad de Medellín, dirección Carrera 25 A 1 31 OF 1601; en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan, adopta la presente política con el objeto de proteger la privacidad de la información personal obtenida por diferentes medios, por parte de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y cualquier tercero con el que guarde relación. Así mismo, se reserva el derecho de modificarla a fin de adaptarla a nuevos requerimientos legales, circunstancia que será debidamente informada al titular para el ejercicio de sus derechos constitucionales.

I. OBJETO

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de Tratamiento de AMAMOS LA PIEL S.A.S., para dar cumplimiento a la normatividad en cuanto al respeto por los derechos de los titulares y fijar criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

II. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a todos los titulares de la información que tengan o hayan tenido alguna relación con AMAMOS LA PIEL S.A.S., incluyendo pacientes, clientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores, aliados comerciales y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por AMAMOS LA PIEL S.A.S. en desarrollo de su objeto social.

III. ALCANCE

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de AMAMOS LA PIEL S.A.S., independientemente del medio o canal a través del cual se recolecten, ya sea de forma presencial, telefónica, escrita, digital o electrónica. Su aplicación se extiende a todas las áreas, procesos, servicios, sistemas de información y bases de datos, así como a los terceros que actúen como encargados del tratamiento por cuenta de la empresa.

IV. MARCO LEGAL

Normativa

Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1074 de 2015
Circular Externa 002 del 21 de agosto de 2024

V. GLOSARIO

En el desarrollo e interpretación de la normatividad vigente, se aplicarán las siguientes definiciones:

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cuál se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.
Dato Personal: Cualquier información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. AMAMOS LA PIEL S.A.S. actúa como responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice AMAMOS LA PIEL S.A.S., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, AMAMOS LA PIEL S.A.S. realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del Titular.

Los datos serán recolectados y tratados por AMAMOS LA PIEL S.A.S., en específico para los siguientes fines:

Desarrollar el objeto social de la empresa.
Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios.
Gestionar la venta, distribución y entrega de productos dermatológicos, cosméticos, farmacéuticos y de cuidado de la piel.
Contactar al titular a través de medios electrónicos para el envío de campañas de fidelización, recomendaciones de productos o servicios de acuerdo con sus preferencias;
Realizar seguimiento a la experiencia del cliente y nivel de satisfacción.
Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus clientes y proveedores.
Mantener contacto permanente con clientes y proveedores.
Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.
Crear sinergias con la empresa DRA. SKIN S.A.S.
Cumplir con sus compromisos contractuales.
Transmitir los datos personales recolectados a sus aliados o proveedores con los cuales tenga una relación comercial en calidad de encargados de la información, para el desarrollo de su objeto social.
Fines de marketing digital, segmentación de audiencia, seguimiento comercial, adaptación de contenido, recomendaciones de productos o servicios, personalización del contenido y perfilamiento para la toma de decisiones.
Uso de inteligencia artificial, machine learning y otros procesos de automatización para la construcción de perfiles del cliente, toma de decisiones, contacto automático para las finalidades aquí descritas y mejoramiento de la experiencia de usuario. Para esta finalidad se tendrán en cuenta los principios de minimización y circulación restringida de los datos, pudiéndose implementar técnicas de transformación, anonimización, cifrado, entre otros recursos.
Tratamiento de imágenes captadas a través de sistemas de videovigilancia instalados en las áreas y espacios comunes de las instalaciones de AMAMOS LA PIEL S.A.S. con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, pacientes, colaboradores, contratistas, proveedores y visitantes.
Conservar la información necesaria para efectos históricos, estadísticos, de defensa judicial o para el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada, en los términos permitidos por la ley.

Las demás finalidades que determine AMAMOS LA PIEL S.A.S. como responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

En virtud de la relación comercial y operativa existente entre AMAMOS LA PIEL S.A.S. y DRA SKIN S.A.S., ambas sociedades podrán compartir y transmitirse de manera recíproca los datos personales de sus clientes para la ejecución de procesos administrativos, comerciales, asistenciales, de atención al cliente, mercadeo, fidelización y demás finalidades informadas al Titular. Esta transmisión podrá realizarse en cualquier momento y en ambos sentidos, previa autorización del Titular, la cual se entenderá otorgada mediante la autorización para el Tratamiento de datos personales suministrada a cualquiera de las dos sociedades, en los términos previstos en la presente Política.

No obstante, cuando la transmisión involucre datos sensibles, AMAMOS LA PIEL S.A.S. y DRA SKIN S.A.S. solicitarán al Titular una autorización previa, expresa e informada para dicho Tratamiento o Transmisión, informándole de manera clara el carácter facultativo de la entrega de esta información.

En consecuencia, el Titular podrá abstenerse de autorizar el Tratamiento o la Transmisión de sus Datos Sensibles, o revocar la Autorización otorgada, sin que ello dé lugar a discriminación o afectación injustificada de sus derechos, salvo en aquellos casos en que el Tratamiento resulte estrictamente necesario para la prestación del servicio solicitado o exista un deber legal que lo habilite.

FINALIDADES DE MARKETING DIGITAL

Así mismo, los datos personales serán usados para mejorar la experiencia del usuario o del cliente conforme a las siguientes finalidades específicas para marketing:

Realizar campañas de publicidad digital en plataformas como Google Ads, Meta (Facebook e Instagram) u otras herramientas de pauta, incluyendo estrategias de remarketing y retargeting.
Segmentación y perfilamiento de usuarios con base en sus intereses, hábitos de navegación, historial de compras y comportamiento en la página web, canal de WhatsApp y tiendas físicas, con el fin de personalizar ofertas y contenidos.
Analizar métricas de comportamiento digital, tales como tasas de apertura, clics, conversiones y navegación, para optimizar estrategias de marketing y mejorar la experiencia del usuario.
Implementar herramientas de analítica web, cookies y tecnologías similares para el seguimiento del comportamiento del usuario dentro del sitio web.
Gestionar bases de datos para la ejecución de campañas publicitarias y estrategias de fidelización de clientes.
Invitar a los titulares a participar en encuestas, concursos, programas de fidelización y dinámicas promocionales.
Compartir información con plataformas tecnológicas, agencias de marketing y proveedores especializados que apoyen la ejecución de estrategias digitales, bajo estándares de confidencialidad y protección de datos.

VI. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

En el marco de las actividades de promoción, publicidad y mercadeo de sus servicios, AMAMOS LA PIEL S.A.S. podrá emplear herramientas tecnológicas y sistemas de analítica, incluyendo soluciones de inteligencia artificial, para la optimización y personalización de sus campañas comerciales.

En estos casos, el tratamiento de datos personales se realizará en estricta observancia de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, particularmente los de finalidad, libertad, transparencia, minimización, seguridad y acceso y circulación restringida, garantizando que dicho tratamiento se limite a las finalidades informadas y autorizadas por el Titular y que sólo sea efectuado por personas debidamente facultadas.

El uso de estas tecnologías se sujetará igualmente a criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad, asegurando que no se recolecten ni utilicen más datos de los estrictamente requeridos para los fines de contacto y fidelización, y evitando la generación de perfiles o inferencias que impliquen el tratamiento de datos sensibles sin autorización expresa. Los lineamientos, criterios y lógica del algoritmo plateado se ponen a disposición de los Titulares en el Anexo de Transparencia en el Uso de Herramientas de Inteligencia Artificial que hace parte integral de esta política.

Así mismo, la organización adoptará medidas técnicas, humanas y organizativas para la protección de la información, implementará mecanismos de transparencia frente al uso de sistemas automatizados y, cuando resulte aplicable, adelantará evaluaciones de impacto en privacidad, de conformidad con los lineamientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

En todo caso, el Titular podrá ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, así como revocar la autorización otorgada para fines de marketing en cualquier momento.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

AMAMOS LA PIEL S.A.S. respetará en todo momento los derechos de los Titulares de datos personales que son:

Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a AMAMOS LA PIEL S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
Ser informado por AMAMOS LA PIEL S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los datos.
Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el Tratamiento AMAMOS LA PIEL S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución, y siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

DEBERES DE AMAMOS LA PIEL S.A.S. - RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

AMAMOS LA PIEL S.A.S. como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Para efectos de la presente política serán encargados del tratamiento de datos personales los aliados comerciales que, con ocasión de su relación con AMAMOS LA PIEL S.A.S. accedan, recolecten, almacenen, utilicen, transmitan o de cualquier manera traten datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de AMAMOS LA PIEL S.A.S.

En su condición de Encargados, los Terceros no adquieren la calidad de propietarios de la información ni podrán decidir autónomamente sobre las finalidades o usos de los Datos Personales. El tratamiento que realicen deberá limitarse estrictamente a lo necesario para la prestación del servicio contratado o requerido por AMAMOS LA PIEL, y deberá efectuarse conforme a la normatividad vigente.

Selección de Encargados

Con el fin de garantizar la adecuada prestación de los servicios, la protección de los derechos de los Titulares y la mitigación de riesgos legales, operativos, sanitarios y reputacionales, AMAMOS LA PIEL adoptará y aplicará los estándares mínimos de calidad y cumplimiento en la gestión de sus relaciones con los Terceros, sin perjuicio de otros requisitos específicos que puedan resultar exigibles según la naturaleza del bien o servicio prestado.

AMAMOS LA PIEL procurará vincular únicamente Terceros que acrediten estándares elevados de calidad, legalidad y cumplimiento, acordes con la naturaleza de su objeto social y la especial obligación de protección que recae sobre la información de los Titulares.

En tal sentido, la vinculación, permanencia y supervisión de Terceros se orienta a garantizar que los bienes y servicios recibidos no comprometan la seguridad del paciente, la calidad de la atención médica, la confidencialidad de la información ni el cumplimiento normativo.

Estos encargados podrán incluir, entre otros, proveedores de servicios tecnológicos, plataformas digitales, aliados médicos, operadores administrativos, contables, de nómina, mensajería, facturación, soporte técnico y demás terceros que requieran acceso a datos personales para cumplir las funciones contratadas.

La relación con los encargados del tratamiento estará debidamente regulada mediante contratos, cláusulas o documentos equivalentes, en los que se establecerán las obligaciones legales y las instrucciones específicas sobre el tratamiento de los datos personales, garantizando así el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

Deberes de los Encargados

Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas por AMAMOS LA PIEL S.A.S. y para las finalidades autorizadas.
Garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizada la relación contractual.
Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o divulgación.
Abstenerse de usar los datos personales para fines propios o distintos a los expresamente autorizados.
Informar oportunamente a AMAMOS LA PIEL S.A.S. sobre cualquier incidente de seguridad, riesgo o vulneración relacionada con los datos personales.
Garantizar el respeto de los derechos de los titulares y colaborar en la atención de consultas, reclamos y demás solicitudes.
Eliminar, devolver o suprimir los datos personales una vez finalice la prestación del servicio o cuando así lo instruya el responsable, salvo obligación legal de conservarlos.

XI. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes presentadas por los titulares para hacer efectivos sus derechos.

AMAMOS LA PIEL ha dispuesto canales de atención claros y accesibles para la recepción de PQRS relacionadas con datos personales, los cuales incluyen, entre otros, el correo electrónico institucional servicio@beautification.co, la atención presencial en sus sedes y línea telefónica 3002337787

XII. PROCEDIMIENTO PARA ELEVAR SOLICITUDES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar una solicitud ante AMAMOS LA PIEL S.A.S.

Para la radicación y atención de la solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo, apellidos y número de identificación

Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)

Medios para recibir respuesta a su solicitud

Motivos/hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer, ya sea conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, revocarla, suprimir acceder a la información.

Si la solicitud estuviese incompleta, el Titular la puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Una vez recibida la solicitud completa, el término máximo para atenderla será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

A. Rectificación y actualización de datos

AMAMOS LA PIEL S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
AMAMOS LA PIEL S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros.
AMAMOS LA PIEL S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados a través de los diferentes canales de consultas.

B. Supresión de datos

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por AMAMOS LA PIEL S.A.S.

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AMAMOS LA PIEL S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron suministrados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron suministrados.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el Responsable del Tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio de este cuando:

El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

C. Revocatoria de la autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al Tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

La revocación del consentimiento puede darse:

Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que AMAMOS LA PIEL S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
Sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso, AMAMOS LA PIEL S.A.S. deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del Tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

D. Consulta de datos personales

AMAMOS LA PIEL S.A.S. se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos, mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores, como a los motores de bases de datos, así como el acceso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida por AMAMOS LA PIEL S.A.S. no será publicada mediante páginas de internet o en sitios de acceso público.

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, AMAMOS LA PIEL S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, AMAMOS LA PIEL S.A.S garantiza que habilitará los medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, con la posibilidad de establecer formularios y otros métodos, incluyendo los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

XIII. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

En particular, se establecen los siguientes criterios legales de conservación:

De conformidad con lo establecido por el artículo 632 del Estatuto Tributario, los soportes contables, facturación, y documentos fiscales deben conservarse por mínimo cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración.
Según el Archivo General de la Nación los documentos laborales deben conservarse de manera que en cualquier momento se pueda acreditar ante una autoridad competente el tiempo de servicio de sus empleados, la labor que desempeñaron y el salario que devengaron, así como, para evidenciar el pago de los aportes de sus trabajadores al sistema general de pensiones; ya que a través del reconocimiento de la experiencia y vinculación laboral y el pago de los aportes al sistema de pensiones se garantizan los derechos fundamentales de los extrabajadores, tales como: el derecho al trabajo, a la información y a la seguridad social, este último imprescriptible. Razones por las cuales se ha calculado tiempos de retención de entre 80 y 100 años para series como historias laborales y nóminas.

XIV. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La política de tratamiento de datos personales y bases de datos adoptada por AMAMOS LA PIEL S.A.S. comienza a regir a partir de la publicación.

Fecha actualización:

AMAMOS LA PIEL S.A.S. notificará a sus grupos de interés de cualquier modificación a la presente política. Las modificaciones a esta política consagraran siempre la posibilidad de aceptación o declinación por parte del Titular y la correspondiente explicación suficiente y razonada de los cambios implementados.

ANEXO – TRANSPARENCIA EN EL USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

1. Objeto

El presente anexo tiene como finalidad informar a los Titulares de los Datos Personales sobre el uso de sistemas de inteligencia artificial (IA) por parte de AMAMOS LA PIEL S.A.S., en el marco de sus actividades de mercadeo, comunicación y promoción de servicios dermatológicos, en cumplimiento de los principios de transparencia, finalidad, seguridad y responsabilidad demostrada establecidos en el régimen colombiano de protección de datos personales.

2. Uso de inteligencia artificial

AMAMOS LA PIEL podrá emplear herramientas de inteligencia artificial y analítica de datos, propias o contratadas a través de aplicaciones de terceros, para:

Optimizar la segmentación de campañas de marketing.
Personalizar contenidos informativos y publicitarios.
Analizar patrones de interacción con usuarios y pacientes.
Mejorar la eficiencia en el contacto y fidelización de usuarios.

Estos usos se desarrollan con base en datos personales previamente autorizados por el Titular y únicamente para las finalidades informadas.

3. Tipo de datos tratados

En el contexto del uso de sistemas de IA, el Responsable podrá tratar:

Datos de identificación y contacto (nombre, correo electrónico, teléfono).
Datos de navegación y comportamiento digital (interacciones con campañas, clics, hábitos de consulta).
Datos asociados a preferencias o intereses en servicios.

En ningún caso se tratarán datos sensibles (incluyendo datos de salud) con fines de marketing mediante sistemas de IA sin autorización previa, expresa e informada del Titular, en cumplimiento del régimen de protección de datos personales.

4. Lógica general del tratamiento automatizado

Los sistemas de IA utilizados operan mediante modelos de análisis de datos que permiten identificar patrones y tendencias en el comportamiento de los usuarios, con el fin de:

Clasificar audiencias según intereses generales.
Determinar la pertinencia de determinados contenidos.
Ajustar la frecuencia y canal de contacto.

Las decisiones derivadas de estos sistemas no producen efectos jurídicos ni decisiones automatizadas que afecten significativamente al Titular. En todo caso, el Responsable mantiene supervisión humana sobre los procesos implementados. En todos los eventos, el Titular podrá solicitar el contacto con un asesor que le asesore en su caso particular.

5. Principios aplicables

El uso de inteligencia artificial se regirá por los siguientes criterios:

Necesidad y minimización: únicamente se utilizarán los datos estrictamente necesarios para la finalidad prevista.
Proporcionalidad: el tratamiento será adecuado y no excesivo en relación con los fines de marketing.
Razonabilidad: las decisiones automatizadas no generarán impactos desproporcionados sobre los derechos del Titular.
Transparencia: se informará al Titular sobre el uso de tecnologías automatizadas en el tratamiento de sus datos.
Confidencialidad y seguridad: en la medida de lo posible, AMAMOS LA PIEL implementará y asegurará al Titular el cumplimiento de estándares de confidencialidad y seguridad de su información, especialmente cuando los datos sean transferidos a Encargados.
Debida Diligencia: AMAMOS LA PIEL ha hecho una revisión y elección de sus Encargados bajo criterios de debida diligencia que implican la verificación de términos y condiciones, lógicas algorítmicas y parámetros de seguridad y confidencialidad en el manejo de la información, garantizando los derechos de los Titulares.

6. Evaluación de riesgos y medidas de protección

AMAMOS LA PIEL:

Identifica, mide, controla y monitorea los riesgos asociados al uso de IA en el tratamiento de datos personales.
Realiza evaluaciones de impacto en privacidad (EIPD) cuando el tratamiento implique un riesgo alto para los derechos de los Titulares.
Implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información.
Aplica principios de privacidad desde el diseño y por defecto en el desarrollo o adquisición de herramientas de IA.

Estas medidas responden al deber de cumplir integralmente el régimen de protección de datos personales en el uso de tecnologías.

7. Limitaciones del uso de IA

El Responsable se abstendrá de:

Realizar perfilamientos que impliquen inferencias sobre datos sensibles (como estado de salud) sin autorización expresa.
Utilizar datos para finalidades distintas a las informadas al Titular.
Adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que afecten de manera significativa los derechos del Titular sin intervención humana.

8. Derechos del Titular

El Titular podrá:

Solicitar información sobre el uso de sus datos en sistemas automatizados.
Acceder, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales.
Revocar la autorización para el tratamiento con fines de marketing.
Solicitar la exclusión de procesos de segmentación o personalización.

9. Actualización del anexo

El presente anexo podrá ser modificado en cualquier momento para reflejar cambios en los sistemas de inteligencia artificial utilizados o en la regulación aplicable, garantizando en todo caso el respeto de los derechos de los Titulares.

En caso de que cualquier modificación afecte directamente los derechos de los Titulares, se les proporcionará el aviso correspondiente con la debida autorización adjunta. En caso de no recibir respuesta, se entenderá que la autorización ha sido rechazada por el Titular.

ANEXO - POLITICA DE COOKIES

En AMAMOS LA PIEL utilizamos cookies para mejorar tu experiencia de navegación, garantizar el correcto funcionamiento de nuestro sitio web y ofrecerte contenidos y servicios acordes con tus intereses, siempre respetando tu privacidad y de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

En esta política, se explica cómo se usan las cookies y las opciones que tienen los titulares. Excepto que se especifique lo contrario en su contenido, la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se aplicará al tratamiento de los datos que se recopilan mediante cookies.

¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños fragmentos de texto que se utilizan para almacenar información en navegadores web. Se usan para almacenar y recibir identificadores y diversos datos en computadoras, teléfonos y otros dispositivos. Otras tecnologías, incluidos datos que almacenamos en tu navegador web o dispositivo, identificadores asociados con tu dispositivo y otro software, se emplean con fines similares. En esta política, nos referimos a este conjunto de tecnologías con el nombre de "cookies".

En esta política, se explica cómo se usan las cookies y las opciones que tienen los grupos de interés. Excepto que se especifique lo contrario en su contenido, la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se aplicará al tratamiento de los datos que se recopilan mediante cookies.

Tipos de cookies que se utilizan

El sitio web de AMAMOS LA PIEL puede utilizar las siguientes clases de cookies:

Cookies necesarias: Son esenciales para el correcto funcionamiento del sitio web y permiten la navegación segura y el uso de sus funcionalidades básicas.
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Finalidad del uso de cookies

Las cookies utilizadas por AMAMOS LA PIEL tienen como finalidad facilitar la navegación, mejorar la experiencia del usuario, analizar el uso del sitio web, optimizar nuestros contenidos y servicios, y garantizar la seguridad y correcto funcionamiento de la plataforma. En ningún caso las cookies se utilizarán para vulnerar los derechos de los titulares ni para finalidades distintas a las aquí informadas.

Cuando a través de las cookies se recolecte información que pueda estar asociada a datos personales, dicho tratamiento se realizará conforme a lo dispuesto en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en nuestro sitio web. El titular podrá ejercer en todo momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y demás derechos reconocidos por la ley.

Autorización y configuración de las cookies

Al ingresar y navegar en nuestro sitio web, el usuario acepta el uso de cookies de conformidad con esta política. No obstante, el usuario puede configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar las cookies en cualquier momento, teniendo en cuenta que la deshabilitación de algunas cookies puede afectar el correcto funcionamiento del sitio.

Modificaciones y vigencia

AMAMOS LA PIEL podrá actualizar la presente Política de Cookies cuando se presenten cambios en el uso de tecnologías, en la normatividad aplicable o en la operación del sitio web. Las modificaciones serán informadas oportunamente a través del mismo medio.